1 – 1 - مقدمه

محك زنی فرآیند اندازه گیری محصولات، خدمات و فرآیندها در مقایسه با قوی ترین رقبا یا آنهایی است كه به عنوان رهبران جهانی در زمینه كاری خود شهرت یافته اند. تعریف عملیاتی محك زنی جستجو برای بهترین تجارب به منظور رهنمون شدن به بهترین عملكرد است. محك زنی در سطح استراتژیك برای تعیین استانداردهای عملكرد براساس چهار اولویت شركت مورد استفاده قرار گرفته است. این چهار اولویت عبارتند از:

                    ·        ارضای مشتری

                    ·        ارضاء و انگیزش كاركنان

                    ·        سهم بازار

                    ·        بازگشت دارایی ها

محك زنی در سطح عملیاتی نیز برای شناخت بهترین تجارب یا فرایندها به منظور كمك به دیگران در دستیابی به عملكرد در سطح جهانی مورد استفاده قرار گرفته است. اطلاعات حاصله به تنظیم برنامه های كسب و كار (به دلیل آنكه قابلیت دستیابی به استانداردها محرز گردیده)، و تعیین فعالیتهای مشخص و منابع مورد نیاز بهبود عملكرد كمك خواهد كرد. هدف نه تنها منطبق شدن با سطوح عملكرد موجود، بلكه گذشتن از آنها و تبدیل شدن به شركتی در سطح جهانی، در زمینه هایی كه از مزیت رقابتی برخوردار باشد، می باشد. این فرآیند به دلیل نرخ بالای تغییرات در محیط كسب و كار دائمی است و در نتیجه محك ها بطور مداوم تعریف مجدد می شوند.  

2 – استاندارد مرجع

استاندارد مرجعی كه در ادامه آمده شده است شامل مقرراتی می‌باشد كه در سراسر این متن به آن ارجاع داده شده و جزئی از مقررات استاندارد ( TS ) محسوب می‌شود . برای مراجع دارای تاریخ ، الحاقیه‌ها و یا ویرایش‌های بعدی این مدارك مورد استفاده قرار نخواهد گرفت . از طرفینی كه بر مبنای این استاندارد ، قرارداد منعقد می‌كنند ، دعوت می‌شود كه از آخرین چاپ مدرك قانونی تعیین شده ذیل استفاده نمایند . در مورد مراجع بدون تاریخ ، آخرین ویرایش ، مبنای استفاده می‌باشد اعضای ISO و IEC فهرست استانداردهای بین المللی معتبر را نگهداری می‌كنند .

مقدمه :

پیش از این و در دو مقاله دوازده گام طلایی در ارزیابی دوره‌ای پروژه و نیز چالشهای متعارف در مدیریت پروژه و نكاتی در رفع آنها به بررسی راهكارهای ممكن در برآوردن اهداف پروژه در چهارچوب مثلث پروژه (كیفیت ، هزینه و زمان) پرداخته‌ام ؛ اینك ، از زاویه‌ای متفاوت به ذكر اصولی دیگر از مدیریت پروژه می‌پردازم و بر این باورم كه پایبندی بدانها شرط لازم و البته ناكافی در موفقیت پروژه به شمار می‌آید . بی‌تردید ، قوانین ناگفته و نانوشته بی‌شماری در كامیابی پروژه‌ها موثرند كه تصور امكان گردآوری آنها در یك مقاله - كه حجم محدود و ظرفیت مشخصی دارد - ساده‌انگارانه بوده و این آرمان ، تنها با اجماع اندیشه‌های صاحبنظران مجرب و متخصص در قالب كتابی پرمایه و پرملاط امكان‌پذیر خواهد بود ؛ لیكن ، آنچه در این مجال بیان خواهم نمود اهم نكاتیست كه كاربردی‌ بودن آنها ، به كرات ، در عمل به اثبات رسیده است و بر مدیران و كارشناسان پروژه‌ها بایسته است تا در جهت نیل به موفقیت در پروژه‌های خود ، از نكات ذیل غافل نمانند :

مقدمه :

صرفنظر از اینكه شما به عنوان یك مدیر پروژه[1] ، از چه میزان تجربه و پیشینه كاری برخوردار هستید ، پروژه‌ها توانمندی شما در بكارگیری دانش ، هنر و همچنین هر اندازه زیركی بالقوه‌ - برای پیشبرد امور - كه در وجودتان نهفته است را ، به مبارزه فرا می‌خوانند .

در این مقاله به ذكر سرچشمه تعدادی از چالشهای فراروی مدیر ، در طول پروسه مدیریت پروژه - كه توانمندیهای وی را در انجام وظایف و مسوولیتهای خویش به بوته آزمایش می‌كشند – پرداخته و به بیان نكاتی در راستای غلبه بر این منابع ایجاد دشواری در مسیر انجام صحیح پروژه ،  مبادرت خواهم ورزید .

1-      ضرب‌الاجلهای غیرواقعی[2] :

بسیاری از مدیران پروژه‌ها ،‌ همواره از این حقیقت كه پروژه‌هایی كه به آنها واگذار می‌شود ، دارای ضرب‌الاجلهای از پیش تعیین‌شده هستند ، گلایه‌مندند . البته ، همیشه ضرب‌الاجلهای مطلقی چون برآوردهای خواسته شده یا رویدادهای بازاریابی وجود دارند اما بسیاری از تاریخهای ختم یك فعالیت یا رویداد خاص ، به پارامترهایی گره خورده‌اند كه به محدوده پروژه[3] ، وابستگی چندانی ندارند ؛ به عنوان نمونه ، آیا شما بر این عقیده‌اید كه تعطیلات مدیران و یا حتی چرخه بودجه[4] دارای چنین وابستگی می‌باشند ؟!

در پروژه‌هایی كه محدودیتهای زمانی[5] مطلق ندارند ، می‌توان راههایی برای كنترل برنامه زمانی در مقابل تغییر در ضرب‌الاجلها ، اتخاذ نمود ؛ مدیریت فشاری كه در نتیجه ضرب‌الاجلها و خروجی پروژه بر تیم پروژه و در راس آن مدیریت پروژه وارد می‌گردد ،‌ از این جمله است ؛ این امر ، از طریق برنامه‌ریزی خلاقانه[6] ، تجزیه‌وتحلیل آلتوناتیوها[7] و ارتباطات حقیقی و صادقانه با مشتری یا مشتریان ، شدنی خواهد بود ؛ در گام بعد و در مرحله‌ای فراتر ،‌ تعیین آنكه كدامیك از ضرب‌الاجلها با اهداف سطوح بالاتری گره خورده‌اند و نیز ایجاد پیوند مابین برنامه پروژه موردنظر با برنامه‌ زمانی دیگر پروژه‌های سازمان هم می‌تواند در كاستن از استرس ناشی از سررسید ضرب‌الاجلهای غیرواقعی اثربخش واقع گردد .     

2-      پیدایش تغییر در محدوده پروژه :

یكی از قواعد مدیریت پروژه آن است كه تغییر ، اجتناب‌ناپذیر است ! اما آنچه كه ایجاد دشواری می‌نماید و لذا نباید اجتناب‌ناپذیر باشد ، تغییرات كنترل‌نشده است كه آن را به عنوان خزش در محدوده پروژه[8] می‌شناسیم . یك مدیر پروژه ، باید هرگونه تقاضایی را به دقت مورد تجزیه‌وتحلیل قرار دهد و سپس مابین تاثیرات ناشی از هر تغییر و آلترناتیوهای موجود ، ارتباطی منطقی و مناسب برقرار نماید .  

به خاطر داشته باشید كه شما نمی‌توانید تغییرات را به كلی نادیده بگیرید اما می‌توانید به مشتری یا مشتریانی كه چشم‌انتظار محصول نهایی پروژه هستند بفهمانید كه هرگونه تغییری ، چگونه برنامه زمانی[9] ، هزینه ، محدوده و كیفیت پروژه را تحت تاثیر قرار می‌دهد .

3-      عدم موفقیت در مدیریت ریسك پروژه[10] :

طرح اغلب پروژه‌ها دارای لیستی از ریسكهای ممكن می‌باشد ، اما غالبا ، آنالیزها و برنامه‌ریزیهای بیشتر انجام نمی‌پذیرند مگر تا زمانیكه در طول دوره اجرای پروژه ، رویدادی ناسازگار رخ بنماید .

چنانچه تیم پروژه ریسكها را شناخته باشد ، اعضای تیم می‌توانند براحتی برای تعیین احتمال و تاثیر رخداد هر ریسك اقدام نمایند ؛ اینجاست كه آنان می‌توانند با بهره‌گیری از تجزیه‌وتحلیل آلترناتیوها ، از حدوث آن پیشگیری كنند و یا از طریق استراتژیهای مسكن[11] احتمال وقوع و/یا شدت تاثیر آن را كاهش داده و یا حتی برنامه‌ای عكس‌العملی برای واكنش نشان دادن پس از رویدادن ریسك ، پیش‌بینی نمایند .

4-      تخصص ناكافی تیم پروژه :

دوستی می‌گفت : در دسترس بودن یك فرد ، برای او یك مهارت به شما نمی‌‌آید و نمی‌توان آن را در دایره تخصصها ارزیابی نمود ! متاسفانه ، اغلب پركارترین انسانها ،‌ تمایل دارند كه ماهرترینها نیز باشند ؛ اما حقیقت ممكن است چیز دیگری باشد !

به خاطر داشته باشید كه تشخیص آنكه یكی از اعضا برای كار در تیم پروژه از تخصص كافی برخوردار نیست زمانی دشوارتر می‌گردد كه او ، خود هم نداند كه تا چه اندازه ناكارآمد است .

شایسته است در برخورد با تیم كاری پروژه ، توجه شما را به نكاتی جلب نمایم :  

4-1-            نخست آنكه ، هیچگاه كارگری را كه تلاش كرده وظیفه خود را به نحو مناسبی انجام دهد اما نتواسته ، سرزنش نكنید ؛‌ به این فكر كنید كه شاید این مشكل از آنجا ناشی شده باشد كه آموزش و هدایت مناسبی برای اینكه وی در موقعیت شغلیش فرد مناسبی باشد به او داده نشده است .

4-2-            دوم آنكه ، به عنوان یك مدیر پروژه ، سندی از تخصصهای گوناگون موردنیاز در پروژه تهیه كرده و سپس ، صادقانه ، مهارتهای هر یك از اعضای فعلی را با آنچه كه در سند خود لیست نموده اید ، مقایسه كنید . با انجام این ارزیابی ، مدیر پروژه می‌تواند تیمش را از طریق آموزشهای تكمیلی مورد نیاز ، به سوی صلاحیتهای درخور و بایسته ، رهنمون نماید .

5-  در نظر گرفته نشدن مشتری/مشتریان نهایی در طول دوره پروژه :

گاهی اوقات ، تیم پروژه تا اندازه‌ای بر روی عناصر داخلی پروژه (همانند فرایندهای كاری ، ضرب‌الاجلها و ...) تمركز می‌نماید كه نتیجه آن ، تنها ، عدم اطلاع‌رسانی و آگاه‌سازی مصرف‌كنندگان نهایی ، از فازهای حساس و بحرانی پروژه می‌باشد ؛ برای پیشگیری از بروز چنین شكافهایی ، برگزاری تجمعات و جلسات برنامه‌ریزی شده با حضور مشتریان و مصرف كنندگان نهایی و آگاه نمودن آنان از وضعیت كنونی پروژه مفید فایده خواهد بود . از سوی دیگر ، اینگونه همایشها برای جمع‌آوری اطلاعات موردنیاز نیز مفید خواهد بود و به تیم پروژه اطمینان خواهد بخشید كه محصول نهایی ، انتظارات و توقعات مخاطبان را برآورده خواهد ساخت .

     6- عدم تبیین دقیق نگرش و اهداف پروژه :

متاسفانه اهداف موردنظر از اجرای پروژه‌ها ، همیشه به روشنی تعریف نمی شوند ؛ در نتیجه ، ایجاد ارتباط مابین این اهداف مبهم و اعضای تیم پروژه به صورت یك فعالیت ناممكن درمی‌آید ؛ غلبه بر این ابهامات زمانی دشوارتر می‌گردد كه شخص مدیر پروژه نیز ، راهنمایی مناسب و كافی را دریافت نكرده باشد .

در اینگونه موارد ، ابتدا تعیین نمایید كه كدامیك از بخشهای پروژه توسط عناصر درگیر در پروژه به خوبی فهمیده نشده‌اند و سپس از آنها بخواهید بازخورهای[12] خود را به شما ارائه دهند ؛ سپس نكات و سوالات مهمی كه از آنها متبادر می‌شود را یادداشت كرده و مورد بررسی قرار دهید . آن دسته از اسناد پروژه كه تاكنون آماده شده‌اند را مورد بازبینی مجدد قرار دهید و اهداف و آرمانهایی كه در آنها اشاره شده‌اند را تا حد امكان ، روشنتر و ملموستر گردانید .

موفقیت هر پروژه به اهداف استراتژیك ، مسیر حركت و نگرش تمامی بخشهای سازمان گره خورده‌ است ؛ ممكن است بتوان برای مشكلات اجرای پروژه ، دلایلی بی‌شمار برشمرد اما به نظر می‌رسد كه راه‌حل غالبا به یك نقطه باز می‌گردد : آفرینش ارتباطاتی موثر و سازمان‌یافته مابین تمامی اركان پروژه .

     7- ارتباطات بی‌اثر :

با پیشرفت تكنولوژی دیگر كمبودی برای جریان اطلاعات[13] وجود ندارد ؛ اما مشكل اینجاست كه اغلب اطلاعات مناسب و مرتبط در اختیار اعضای پروژه قرار نمی گیرد . این امر عمدتا از دو دلیل ناشی می‌شود :‌ یكی اینكه سازمان قادر به ایجاد ارتباطات كارا نبوده و دیگر اینكه ما هنوز نمی‌دانیم كه چه كسی یا چه چیزی در راه حصول هدف ، اثربخشی دارد . 

برای غلبه بر این دشواری ، چراها ، چیستی‌ها ، چگونگیها و چه‌زمانیها را در پروژه ، به دقت مشخص كنید و نمونه‌هایی از برنامه زمانی ، صورت‌جلسات ، گزارشها و طرحها را ، متناسب با پروژه موردنظر خود بیابید و با حتی بیافرینید .

به خاطر داشته باشید كه اگر چه خروجی پروژه ، همیشه منحصربفرد است اما برقراری ارتباطاتی خوب و موثر باید به صورت یك عادت درآید .

در این مقاله ، به تبیین تعدادی از مهمترین چالشهای پیش‌روی مدیران پروژه پرداختیم ؛ اما باید توجه نمود كه این چالشها ، تنها منحصر به آنچه گفته شد نمی‌باشند و آنچه كه مدیر پروژه در طول دوره اجرای پروژه با آن مواجه خواهد گشت بیش از اینها می‌باشد ؛ اما عمومیت هفت چالش ذكر شده در این مجال بارها و بارها مورد تایید قرار گرفته است و بایسته است تا مدیران پروژه در كشورمان نیز بر روی راهكارهای اثربخش مقابله با آنان در سازمان پروژه خویش ، هر چه بیشتر و بیشتر بیندیشند .

0- مقدمه:

0-1- كلیات

0-2- رویكرد فرآیندی

0-3-1- راهنمای IATF برای ISO/TS 16949: 2002  

راهنمای IATF برای ISO/TS 16949: 2002 مدركی است شامل نمونه‌ها، مثالها و توضیحات پیشنهادی مبتنی بر كوشش‌های انجام شده در صنعت خودرو كه می‌تواند در جهت تطابق با الزامات این استاندارد كمك نماید .این مدرك راهنما جهت صدور گواهینامه و یا انعقاد قرارداد بكار گرفته نمی‌شود .

0-5- هدف از این استاندارد مشخصات فنی

هدف از این استاندارد توسعه سیستم مدیریت كیفیتی می‌باشد كه بهبود مستمر را با تاكید بر پیشگیری از خطا و كاهش انحرافات و ضایعات در زنجیره تامین ، فراهم می‌آورد .

این استاندارد همراه با الزامات كاربردی خاص مشتری ، نیازمندیهای اساسی سیستم مدیریت كیفیت را برای سازمانهایی كه متعهد به این مدرك هستند ، تعریف می‌نماید .

این استاندارد قصد دارد تا از انجام ممیزی‌های متعهد جهت صدور گواهی‌نامه جلوگیری نموده و نگرش مشتركی برای سیستم مدیریت كیفیت در حیطه صنعت خودروسازی و سازمانهای تامین كننده قطعه جهت ارائه خدمات مرتبط با خودرو فراهم نماید.

سیستم‌های مدیریت كیفیت – الزامات ویژه جهت بكارگیری ایزو 9001 :2000 در حیطه صنعت خودروسازی و سازمانهای تامین كننده قطعه جهت ارائه خدمات مرتبط با خودرو

1- دامنه كاربرد

1-1- كلیات

این استاندارد در اتصال با ایزو 2000 :9001 الزامات سیستم مدیریت كیفیت جهت طراحی و توسعه ، تولید و در مواقع لزوم نصب و ارائه خدمات برای محصولات وابسته به خودرو را تعیین می‌نماید .

این استاندارد مشخصات فنی (‌TS) برای مكانهایی كاربرد دارد كه در آن، قطعات معین شده توسط مشتری برای تولید و یا ارائه خدمات، ساخته می‌شوند.

فعالیت‌های پشتیبانی چه در مكان تولید یا ارائه خدمات ( سایت ) چه بصورت مجزا مانند مراكز طراحی ، دفاتر مركزی و مراكز توزیع به عنوان بخشی از مكان تولید و یا ارائه خدمات ، مورد ممیزی قرار می‌گیرند ، اما نمی‌توانند براساس این استاندارد به تنهایی گواهینامه دریافت كنند .

این استاندارد مشخصات فنی (‌TS ) در چرخه تامین خودرو می‌تواند بكار گرفته شود .

راهنمای IATF

مكان‌های راه دور كه كارگاه‌ها را پشتیبانی می‌كنند به تنهایی نمی‌توانند گواهینامه ISO/TS 16949: 2002 را دریافت نمایند. كاربرد رویكرد ممیزی فرآیندگرا در خودروسازی مشتمل بر بازنگری، شناسایی و مدیریت فعالیت‌های مرتبط می‌باشد.

رویكرد ممیزی فرآیندی كنترل مداومی بر روی ارتباط مابین فرآیندهای داخلی به تنهایی و همچنین تركیب و تعامل آنها در برآورده ساختن الزامات این مشخصه فنی را مورد آزمایش قرار می‌دهد.

بالأخص شواهد می‌بایست از ارتباطات مابین فرآیندهای شناسایی شده برای حوزه مورد ممیزی و فرآیندهای شناسایی شده در مكان‌های پشتیبانی مانند مراكز طراحی، ‌دفاتر مركزی، مراكز توزیع، جمع‌آوری شوند كه خروجی از یك فرآیند مستقیما به صورت ورودی به فرآیند دیگر می‌باشد

1-2- كاربرد

فقط اجازه داده می‌شود كه بند 7-3 در جایی كه سازمان مسئولیت طراحی و توسعه محصول را بر عهده ندارد، كنارگذاشته شود .

این كنارگذاری شامل طراحی فرآیند ساخت نمی‌شود .

راهنمای IATF

صرفنظر كردن از الزامات ISO/TS 16949: 2002 محدود به موارد ذیل می‌گردد:

1- الزامات مربوط به بند 7-3- در مواردی‌كه سازمان مسئول طراحی و توسعه محصول نمی‌باشد.

2- سازمان‌های مونتاژ كننده وسایل نقلیه محدود به استثناعات معین شده به وسیله IATF در ویرایش اول “قوانین”، برای ISO/TS 16949: 2002 می‌باشند.

سیستم مدیریت كیفیت باید كلیه نیازمندی‌های ISO/TS 16949: 2002 به استثنای موارد مشخص شده در بالا را شامل شود. عدم كاربرد ممكن است تحت شرایطی كه فرآیند وجود دارد ولی در حال حاضر كاربرد ندارد اتفاق افتد، مانند مواردی كه هیچ‌گونه ابزار تولید متعلق به مشتری در محل ممیزی شونده وجود ندارد و یا هیچگونه توافقنامه خدمات بین مشتری و سازمان وجود ندارد.