ISO 9001:2000 ، سیستم مدیریت كیفیت – الزامات

4-2-4- كنترل سوابق كیفیت

سوابق باید ایجاد و نگهداری شده تا شواهد انطباق با الزامات و نیز بكارگیری مؤثر سیستم مدیریت كیفیت فراهم گردد . سوابق كیفیت باید خوانا ، به سادگی قابل شناسایی و بازیابی باشند .

یك روش اجرایی مدون برای تعریف كنترل‌های لازم برای شناسایی ، انبارش ، حفاظت ، بازیابی ، مدت نگهداری تعیین تكلیف سوابق ایجاد گردد .

ISO 9004: 2000

4-3- استفاده از اصول مدیریت كیفیت

برای راهبری و اداره موفق یك سازمان ضروری است كه آن سازمان به طریقی سیستماتیك و شفاف هدایت گردد. راهنمایی‌های ارائه شده به مدیریت سازمان در این استاندارد مبتنی بر اصول هشتگانه مدیریت كیفیت است.

این اصول برای استفاده مدیریت رده بالا جهت هدایت سازمان به سوی عملكرد بهبود یافته تهیه شده است. این اصول مدیریت كیفیت كه با محتوای این استاندارد عجین شده‌اند در زیر فهرست می‌شوند:

الف- مشتری محوری:

سازمان‌ها به مشتریان خود وابسته‌اند و لذا باید نیازهای حال و آینده مشتریان را درك نمایند، خواسته‌های آنان را برآورده سازند و در جهت فراتر رفتن از انتظارات مشتریان تلاش نمایند.

ب- راهبری:

راهبران مقصد و جهت‌گیری سازمان را تعیین می‌كنند. آنان باید محیط درون سازمان را به نحوی به وجود آورده و برقرار نگهدارند تا افراد بتوانند در دست‌یابی به اهداف سازمان به طور كامل مشاركت نمایند.

ج- مشاركت افراد

افراد در هر سطحی كه باشند جوهره سازمان هستند و مشاركت آنها موجب می‌شود تا توانایی‌های آنها در جهت منافع سازمان مورد استفاده قرار گیرد.

د- رویكرد فرآیندی:

نتیجه مطلوب هنگامی به صورت كاراتر حاصل می‌شود كه فعالیت‌ها و منابع مرتبط به آنها به صورت بك فرآیند مدیریت شوند.

هـ- رویكرد سیستمی در مدیریت:

شناسایی، درك و مدیریت برآیندهای مرتبط به هم به عنوان یك سیستم به اثربخشی و كارایی سازمان در دست‌یابی به اهداف آن كمك می‌كند.

و- بهبود مستمر:

بهبود مستمر در عملكرد سازمان باید یك هدف دائمی برای سازمان باشد.

ز- رویكرد واقع‌بینانه در تصمیم‌گیری:

تصمیمات مؤثر مبتنی بر تجزیه و تحلیل داده‌ها و اطلاعات است.

ح- روابط سودبخش متقابل با تأمین‌كننده:

هر سازمان و تأمین‌كنندگان آن به هم وابسته‌اند و ارتباط سودبخش بین آنها موجب افزایش توانایی هر دو در ایجاد ارزش می‌گردد.

استفاده موفق از اصول هشتگانه مدیریت كیفیت توسط سازمان منجر به كسب فوایدی برای طرف‌های ذینفع از قبیل برگشت سرمایه، ایجاد ارزش افزوده و افزایش ثبات می‌گردد.