تبلیغات

منوی اصلی

فهرست موضوعی
 تعریف مهندسی صنایع (3)
 تاریخچه مهندسی صنایع (14)
 اصول مهندسی‌ صنایع (5)
 گرایشهای مهندسی صنایع (6)
 کلیدواژه مهندسی صنایع (12)
 نرم‌افزار مهندسی صنایع (7)
 ارگونومی (1)
 الگوبرداری تطبیقی (6)
 برنامه‌ریزی منابع سازمانی (4)
 پژوهش در عملیات (4)
 تفکر ناب (2)
 تولید ناب (5)
 تئوری بهینه‌سازی (1)
 حسابداری مدیریت (3)
 شش سیگما (5)
 طرح‌ریزی‌واحدهای‌صنعتی (1)
 صنایع خودروسازی (22)
 کارشناسی ارشد (8)
 مبانی سازمان و مدیریت (11)
 مدیریت استراتژیک (2)
 مدیریت پروژه (25)
 مدیریت تکنولوژی (3)
 مدیریت تعارض (1)
 مدیریت تغییر (1)
 مدیریت دانش (11)
 مدیریت ریسک (3)
 مدیریت زنجیره تامین (10)
 مدیریت کیفیت (23)
 مدیریت منابع انسانی (9)
 مهندسی ارزش (4)
 مهندسی مجدد (10)
 مهندسی معکوس (3)
 نگهداری و تعمیرات (8)
 هیوریستیک‌ها (3)
 عمومی (5)
 TRIZ (4)
 RFID (2)

نظرسنجی

کاربر محترم ، پایگاه جامع مهندسی صنایع ایران به چه میزان توانسته است در ارتقای سطح و افزایش دانش شما در زمینه مهندسی صنایع و مفاهیم مرتبط آن موثر عمل نماید ؟




 

خرید و تدارکات یکی از مهمترین فعالیتهای تیم های پروژه است. این فرایندها با تمامی ارکان و بخشهای پروژه در ارتباط بوده هر گونه اختلال در آن منجر به ایجاد اشکال در روند اجرایی پروژه های عمرانی و تاخیر در تحویل طرح سرمایه گذاری می شود. فرایند خرید و تدارکات در پروژه، شامل مراحل برنامه ریزی، شناسایی منابع، درخواست، برگزاری و داوری مناقصه، مراحل انعقاد قرارداد، اجرای قرارداد و اختتام قرارداد است. یکی از راههای کسب موفقیت، دانستن دلایل ناکامی و دوری جستن از آنها برای دست یافتن به ارزشهای بالاتر است. عواملی مختلفی باعث کندی روند خرید و تدارکات می شوند و یکی از راه کارهایی که باعث افزایش بهره‌وری سیستم خرید و تدارکات می شود، پیاده سازی و اجرای سیستم تدارکات بهنگام است که بر اساس کشش تقاضا طراحی شده است. در این مقاله ضمن ارائه خلاصه مراحل مدیریت خرید و تدارکات پروژه های عمرانی و سرمایه گذاری به ارائه برخی از راهکارهایی که منجر به افزایش اثربخشی بیشتر فرایند خرید و تدارکات اقدام شده پرداخته می‌شود.

مقدمه
خرید و تدارکات یکی از قدیمی ترین فعالیتهای سازمانها برای دستیابی به هدفهایشان است. در پروژه های پیمانکاری و طرح های سرمایه گذاری نیز خرید و تدارکات مواد اولیه، نیروی انسانی و ... بخش عمده‌ای از فعالیتهای تیم پروژه را به خود اختصاص می دهد. در طرحهای عمرانی و سرمایه گذاری، مقصود از خرید، تنها برآوردن نیازمندیهای پروژه نیست، بلکه هدف از خرید، دستیابی به مواد مورد نیاز پروژه، طبق زمانبندی و کیفیت مورد نیاز، برای رسیدن به موقعیت نهایی و تحویل به موقع طرح سرمایه گذاری است.

اهمیت دیگر فرایندهای خرید و تدارکات از آنجا ناشی می شود که خرید و تدارکات در رابطه مستمر و دائمی با تمامی بخشهای سازمان، از جمله: خرید، مالی، انبارداری، پرسنلی، تولید، تعمیر و نگهداری، طراحی و تحقیق و توسعه، مهندسی و ... بوده، رابطه کاری کم و بیش فعالی با تمامی ارکان سازمان دارد. چنین ارتباطهایی هنگامی اهمیت خود را بیشتر نمایان خواهد کرد که بدانیم بخش خرید و تدارکات نقش رابط و واسطه معتبری بین ارکان داخلی یک سازمان، با بسیاری از مراکز خارج از سازمانی را نیز ایفا می‌کند. علاوه بر بخشها، فرایندهای بسیاری نیز در سازمانها و به ویژه در سازمانهای مجری پروژه ها، به وسیله فرایند خرید و تدارکات به یکدیگر پیوند می خورند.

مدیریت خرید و تدارکات پروژه، تمامی امور مرتبط با خرید بهنگام کالا و خدمات مورد نیاز برای انجام تمامی فرایندها و عملکرد پروژه را شامل می شود. تدارکات، طیف وسیعی از اقلام، مانند: تهیه نقشه و طرحهای اولیه، مواد اولیه، امکانات و تجهیزات، نیروی انسانی و خدمات تخصصی و ... را در بر می‌گیرد که باید در زمان مورد نیاز از تهیه کنندگان و تامین کنندگان آنها دریافت شود. همچنین اگرچه در بیشتر مواقع منظور از تدارکات پروژه، عبارت است از انجام مراحل لازم برای تهیه کالا و خدمات از منابع خارج از سازمان؛ ولی بخش با اهمیتی از وظایف مدیران پروژه، تهیه لوازم مورد احتیاج پروژه در داخل و با استفاده از ظرفیتهای تولیدی در درون پروژه است.

امروزه با رشد تکنولوژی، به ویژه در زمینه تکنولوژی اطلاعات، ماهیت عرضه و خرید به سرعت در حال تغییر است و جامعه و سازمانها به صورت روزافزون تاثیر رقابتهای شدید، فعالیتهای تجاری جدید، کیفیت، طراحی محصول و فرایندها، تمرکز و غیر متمرکز بودن، نوآوری، اطمینان از عرضه بلند مدت محصول و ... را مشاهده می كنند.

از سوی دیگر، مدیریت تدارکات و خرید پروژه یک راه حل جامع، منظم و سیستماتیک است که به یکپارچه سازی مبانی ارتباط با فروشندگان و پیمانکاران، یعنی فرآیندهای استعلام، مناقصه، خرید، نظارت و کنترل دقیق تر فرآیند خرید می‌انجامد. فرایندهای به کار گرفته شده در مدیریت خرید و تدارکات، ثبت دقیق و اتوماسیون فرایندهای خرید و تدارکات و بهینه سازی تعاملات و ارتباطهای تجاری در محدوده درونی و برونی سازمان را با هدف بهینه سازی رابطه سازمان با ارائه‌کنندگان کالاها و خدمات در داخل و خارج از کشور، ممکن می سازد. هدف نهایی از مدیریت خرید وتدارکات پروژه، به پایان رساندن و تحویل به موقع و کیفی طرح است.

اهمیت خرید و تدارکات بهنگام

درسیستم بهنگام (JIT)، مواد و خدمات مورد نیاز پروژه دقیقاً در زمانی که به آن نیاز است، تامین می شود. در پروژه هایی که از سیستم تدارکات بهنگام استفاده می‌کنند، زمان خرید خود را در سفارشهای کوچک، درست موقعی که بخواهند نیازهای طرح را مرتفع سازند، برنامه‌ریزی می کنند. جریان سفارش معمولاً از لحظه اعلام نیاز توسط تیم اجرای پروژه آغاز می‌شود. فرایند خرید و تدارکات براساس کشش تقاضا سازماندهی می‌شود. تامین كنندگان نیز باید فرهنگ و آمادگی ارسال مواد سالم و بی‌عیب و نقص به صورت مکرر و در مقادیر کوچک را داشته باشند. در این سیستم، ذخیره سازی و انبارداری مواد و ملزومات به حداقل می‌رسد ولی خطر ایجاد اختلال در فرایند تولید افزوده می شود. در سیستم بهنگام، پیوندهای محکمی از راه انعقاد و برقراری قراردادهای غیر رسمی بین تامین كنندگان و مشتریان برقرار می‌شود و هر دو طرف ضمن آشنایی از شرایط و نیازهای یکدیگر و به اشتراک گذاشتن تجربه‌ها و دانش خود، اقدام به انجام مبادله می كنند. مقادیر کوچک سفارش داده شده، باید بلافاصله و در كمترین زمان پس از انجام سفارش به محل مورد نیاز پروژه ارسال شود. سیستم بهنگام، سیستمی بسیار جامع است و هنگامی که تصمیم به استفاده از آن گرفته می شود، می بایستی پس از انجام مقدمات مورد نیاز، کل سازمان را در برگیرد.

سیستم‌های بهنگام بدین منظور طراحی شده اند که از اتلاف منابع جلوگیری کنند. در حقیقت بسیاری از افراد، سیستم بهنگام را به جای اینکه نوعی سیستم خاص تلقی کنند، از آن به عنوان فلسفه کلی حذف اتلاف منابع یاد می کنند.

تیم های پروژه ای که از سیستم بهنگام استفاده می كنند سعی دارند تا زمانهای انجام مراحل مختلف سفارشها را به حداقل برسانند. به کارگیری مناسب سیستم تدارکات بهنگام نه تنها باعث ایجاد تاخیر در فرایند تکمیل طرح نمی شود، بلکه به بهبود مستمر و افزایش انعطاف‌پذیری در راستای برنامه های زمانبندی نیز می‌انجامد. انجام آموزشهای لازم برای کارکنان و تهیه کنندگان و برقراری روابط و فرهنگ کاری قوی با فروشندگان از راه آموزش و بستن قراردادهای کامل، گام بلندی در راه استقرار یک سیستم تدارکات بهنگام است.

باید دقت شود که منظور از خرید و تدارکات بهنگام، خرید و تدارکات زود هنگام یا پیش از موقع نیست و یا نباید رویه ای را دنبال کرد که به آنها ختم شود. تدارکات زودرس باعث معطل ماندن امکانات و منابع نقدی شده، نشانه‌ای از برنامه‌ریزی ضعیف است. سیستم بهنگام نیاز به ذخیره‌‌سازی راکم کرده، به استفاده کارا از جریانات نقدینگی کمک می‌کند ولی ریسک عدم تحویل به موقع و تاخیر در برنامه ریزی سفارشها را افزایش می‌دهد.

فرایند مدیریت خرید و تدارکات پروژه‌های عمرانی

فرایند خرید و تدارکات، شامل عملیاتی بسیار گسترده و پیچیده است که به مدیریت بسیار سنجیده، حرفه ای و اثر بخش نیاز دارد. اثربخشی فرایند خرید و تدارکات، سهم بزرگی در موفقیت طرح‌های سرمایه گذاری دارد. صاحبنظران مراحل فراوان و مختلفی را برای فرایند خرید و تدارکات پروژه ترسیم كرده اند که در اغلب آنها این فرایندها با برنامه‌ریزی تدارکات پروژه آغاز می شود. از آنجاییکه هدف از برنامه ریزی، تعیین اقلام مورد نیاز و زمان تهیه آنهاست، برنامه‌ریزی دارای دو بعد کلی مواد و خدمات مورد نیاز و زمانبندی دسترسی به آنها می‌باشد. برنامه زمانی تدارکات، باید از همان ابتدایی ترین مراحل شروع طرح مورد توجه و برنامه ریزی قرار گیرد. از طرف دیگر در مراحل پیش از آغاز فعالیتهای اجرایی پروژه و در طرحهای توجیهی پروژه و برنامه های امکان سنجی باید بخش مهمی از توجیه‌پذیری طرح به امکان خرید و تدارکات لوازم اجرایی، امکانات و خدمات مورد نیاز طرح تخصیص داده شود. در این بین در نظر گرفتن امکانات مربوط به حمل و نقل و انبارداری بسیار مهم و حیاتی است. در مرحله برنامه ریزی تدارکات نیاز به هم اندیشی و برقراری ارتباط نزدیک و مستمر مدیر خرید و تدارکات با تمام عوامل اجرایی است. این ارتباط‌ها از ابتدایی ترین لحظه‌ها شروع به کار و تهیه و اجرای مقدمات طرح، آغاز شده و تا آخرین مراحل اجرا و تحویل طرح سرمایه‌گذاری، ادامه خواهد داشت. برگزاری جلساتی به صورت گروهی یا انفرادی که فقط برای اعلام نیازهای بخشهای مختلف و آگاه شدن از لوازم و خدمات مورد نیاز همه ارکان پروژه، زمان بندی کیفیت و کمیت موردنیاز صورت می‌گیرد، کمک فراوانی به درک دوطرفه مدیر تدارکات با دیگر عوامل اجرایی می‌كند. به این ترتیب فهرستی از تدارکات مورد نیاز تهیه می شود. در جلسات گروهی می توان با توجه به آگاهی از ظرفیتهای موجود و هزینه های فرصت، نسبت به ساخت یا خرید برخی از لوازم نیز تصمیم گیری كرد.

در برنامه تدارکات، باید به همپوشانی دقیق سه عامل: زمان احتیاج به مواد و خدمات، زمان خرید و زمانبندی جریانهای نقدینگی قابل دسترس، توجه کامل شود. تنظیم زمان نیازمندی با زمان انجام خرید و سفارش ساده‌تر تنظیم آنها با جریانهای نقدینگی مورد نیاز، است. در فرایند برنامه‌ریزی باید تمامی محدودیتها مورد بررسی قرار گیرند. یکی از مهمترین محدودیت های موجود، قدرت نقدینگی و محدودیت در دسترسی به سرمایه است. برای کاهش اثر منفی این محدودیت، از یک سو می‌بایستی برنامه مالی پروژه به دقت مورد بررسی قرار گرفته، از سوی دیگر توافقهای خرید و تدارکات اعتباری با تهیه کنندگان منعقد شود.

همچنین در برنامه ریزی تدارکات فرایندهایی از قبیل تامین کالا و خدمات مورد نیاز پروژه از خارج سازمان و یا داخل آن مورد توجه قرار می گیرد. در این مرحله می بایستی مستند سازی کاملی در مورد عواملی که بر فرایند خرید و تدارکات تاثیر‌گذار هستند، شامل شناخت شیوه های تدارکات، نوع کالا یا خدمات مورد نیاز، مقدار و کیفیت مورد نیاز و زمان تهیه آنها، به عمل آید.

پس از مرحله برنامه ریزی تدارکات، مدیریت خرید و تدارکات نیازمند انجام مراحل زیر است:

1. ایجاد مهارتهای لازم برای امور قراردادی و پیگیریهای مربوطه؛

2. داشتن اطلاعات از تمامی درخواستها و نیازهای پروژه و ایجاد برنامه کلان تدارکات پروژه؛

3. شناسایی مراکز تامین منابع و برگزاری و داوری مناقصه؛

4. انجام مراحل قراردادی و تشکیل پرونده سفارش؛

5. اجرای قرارداد و انجام کنترل در تمامی مراحل؛

6. اختتام قرارداد.

به گونه طبیعی بخش خرید و تدارکات، فهرست دقیقی از تامین کنندگان و فروشندگان بالفعل و بالقوه را به همراه توانایی کیفی و کمی آنها تهیه كرده، ضمن ارزشیابی منظم، اعتبار آنها را مورد ارزیابی قرارمی دهد تا اطمینان کاملی از تحویل به موقع سفارشها توسط آنها کسب شود. بانک اطلاعاتی برخی از سازمانها، اطلاعات مربوط به تامین كنندگان بالقوه را در فهرست یا پروندهایی نگهداری می‌کند. در این فهرستها، اطلاعات مربوط به تامین کنندگان و اطلاعات مرتبط با زمینه های تجاری آنها و دیگر ویژگیهای آنها ارائه شده است. در صورت عدم دسترسی به این بانکهای اطلاعاتی، تیم پروژه ناچارخواهد بود تا خود به بررسی منابع مورد نیاز بپردازد. اطلاعات کلی در این زمینه را می‌توان از راهنماهای موجود در کتابخانه ها، اصناف و انجمنها، کاتالوگهای بازرگانی و منابع دیگر تهیه كرد.
هنگامی که برنامه زمانی خرید و تدارکات کامل شد، وظیفه کنترل تدارکات و فرایندهای آن توسط مدیران پروژه انجام می شود. این کار با پیگیری طرح و برنامه‌های مستند شده در مرحله برنامه‌ریزی، صورت می‌گیرد. سیستم تدارکات باید همواره به دنبال این باشد که هزینه معاملات را کاهش دهد. کم کردن کاغذ بازیهای اداری و استفاده از مقیاس اقتصادی از راه خریدهای یکسان‌سازی شده، راههایی برای کاهش هزینه ها است.

یکی دیگر از مراحل تدارکات پروژه، فرایند مناقصه و داوری مناقصه است که از جمله فعالیتها و وظایف بحرانی بخش خرید و تدارکات است. اسناد مناقصه می‌بایستی از پیش به دقت تنظیم شده و با رویکردی مناسب در دسترس تهیه کنندگان مواد و خدمات قرار داده شود. اسناد خرید و تدارکات، مانند اسناد مناقصه، به گونه ای طراحی شود که امکان دریافت پاسخ دقیق و کامل از فروشندگان فراهم و ساده شود. در این مرحله با مشورت از افراد خبره، تمام جزییات و پیش بینی های لازم در اسناد مذکور به عمل می آید. این اسناد بایستی شامل بیانیه‌های کار مربوطه، شرحی از شکل مطلوب پاسخ و یا دیگر تمهیدات قراردادی (مانند نسخه ای از قرارداد الگو، تمهیدات مربوط به اهمیت اطلاعاتی و ...‌) باشد. برخی از مفاد ساختارهای مورد استفاده در اسناد تدارکات، به ویژه مدارکی که توسط سازمانهای دولتی تهیه می‌شود ممکن است به صورت آئین نامه‌ها و بخشنامه‌ها تعریف شده و به صورت دائمی در اختیار تهیه کنندگان قرار داشته باشد. گاهی نیز از تهیه کنندگان درخواست ارسال ویژگیهای محصول و خدماتشان و بهای آنها می شود. منظور از درخواست، کسب اطلاعات (پیشنهادهای ارائه شده) لازم در مورد چگونگی امکان برآورده کردن نیازهای پروژه از فروشندگان و تهیه‌کنندگان مواد اولیه و خدمات است. دراین بین به طور ضمنی منابع موجود شامل فرو شندگان بالقوه و قابل دسترس شناسایی می شوند. بخش عمده هزینه در جریان این کار بر عهده فروشندگان احتمالی است و معمولاً شرکت مجری پروژه هیچ هزینه‌ای را در این مورد متحمل نمی شود. هدف از فعالیت درخواست، دریافت پیشنهادهای مناسب از بازار است.

در فرایند خرید و تدارکات و در بخش بیانیه کار، اقلام و خدمات مورد انتظار در تدارکات با جزییات لازم و کافی و زمانبندی نیاز به آنها به گونه ای قابل فهم و استفاده، کامل، روشن و دقیق تشریح شده و در اختیار فروشندگان بالقوه قرار می گیرد تا آنها نیز بتوانند امکانات و قابلیتهای خود را برای تهیه اقلام موردنیار پروژه بسنجند. جزییات کافی به اهمیت و نوع اقلام بستگی دارد. برنامه‌ریزی تقاضای صورت گرفته برای در اختیار قرار دادن و استفاده از لوازم و خدمات مورد نیاز باید با برنامه ریزی زمانبندی پروژه کاملاً هماهنگی داشته باشد، تا از این بابت از هرگونه تاخیر احتمالی در تکمیل و تحویل پروژه جلوگیری شود.

پس از برگزاری مناقصه و پیش از انعقاد قرارداد مذاکره‌های کاملی بین تیم پروژه و تهیه کنندگان منتخب صورت می‌گیرد. فرایند مذاکره به منظور وضوح بیشتر و