یكی از آخرین فناوری‌های اطلاعاتی در زمینه تحول سازمان‌ها، سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان یا 1ERP است. هدف اصلی این فناوری، نفوذ فناوری اطلاعات در تمامی مراحل فعالیت‌های سازمان یا بنگاه اقتصادی است تا منابع مختلف بتوانند با یكدیگر و رعایت تبادلات منطقی بین هم، خروجی یكپارچه‌ای را ارائه دهند.

سیستم‌های اطلاعاتی كارا و یكپارچه‌ای كه بتوانند تمامی فعالیت‌ها و وظایف موجود در یك سازمان را تحت پوشش قرار داده و اطلاعات لازم و ضروری را بموقع در اختیار استفاده‌كنندگان آن قرار دهند، از جمله ابزار مفیدی هستند كه سازمان‌ها برای افزایش قابلیت‌های خود، بهبود عملكرد، تصمیم‌گیری بهتر و دستیابی به مزیت رقابتی، از آنها استفاده می‌كنند. در این میان، سیستم‌های ERP جزء آخرین ابزار مدیریتی هستند كه قادر است اطلاعات موجود در سازمان را با استفاده از IT در تمام حوزه‌های فعالیت سازمان، به‌طور یكپارچه و منسجم جمع‌آوری كرده و اطلاعات و نتایج حاصل از آن را در اختیار استفاده‌كنندگان آن در سطوح مختلف سازمان قرار دهد. این سیستم‌ها را می‌توان جزئی از ثمره‌های جدید IT در یك دهه گذشته دانست كه با پیشرفت مداوم، بسرعت در حال دگرگونی و تكامل است.
در این مقاله، سیستم فناوری اطلاعات و نقش آن در برنامه‌ریزی منابع سازمان را بررسی كرده‌ایم. در مورد سیر تكاملی ERP توضیح مختصری داده و در ادامه، كاركردها و روش‌های اجرا، مزایای پیاده‌سازی، تعامل و سازگاری سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان با تجارت الكترونیك و جایگاه آن در لایه‌های نرم‌افزاری و سیستم‌های اطلاعاتی مطالبی را ذكر كرده‌ایم. سپس به بررسی توسعه برنامه‌ریزی منابع سازمان و نقش IT در توسعه ERP و شكل‌گیری ERP توسعه یافته (ERPII) پرداخته‌ایم. در خاتمه نیز به دلایل شكست پروژه‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان و موانع اصلی موجود در پیاده‌سازی سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان اشاره می‌كنیم.

* نویسنده : سیدابوالفضل جعفری‌نژاد

رشد غیرقابل ‌پیش‌بینی فناوری اطلاعات و ارتباطات در دهه‌های گذشته که با تکیه بر توسعه صنایع مختلفی از جمله الکترونیک ، کامپیوتر ، مخابرات صورت گرفته بر جنبه‌های مختلف عملکرد سازمانها تاثیرات شگرفی داشته است . همزمان با این تغییرات ، محیط فعالیت سازمانهای مختلف پیچیده‌تر شده و به همین جهت ، نیاز به سیستمهای مختلفی که بتواند ارتباط بهتری بین اجزای مختلف سازمانی برقرار کرده و جریان اطلاعات را در بین آنها تسهیل کند ، افزایش چشمگیری یافته است . این سیستمها كه در مجموع به سیستمهای سازمانی Enterprise Systems (ES) معروف هستند ، زمینه ای را فراهم آورده‌اند که مدیران بتوانند در تصمیم‌گیریهای مختلف خود از اطلاعات مناسب در هر جا و در زمان مناسب استفاده نمایند .

از اوایل دهه 1990 میلادی ، ظهور نرم‌افزارهای یکپارچه‌ای تحت عنوان ERP با هدف قراردادن سازمانهای بزرگ ، توسعه بسیار زیادی پیدا کردند . این نرم‌افزارهای بسیار قدرتمند ، پیچیده و گران‌قیمت ، سیستمهای از پیش طراحی‌شده‌ای هستند که پس از اندك تغییراتی در آنها توسط مشاوران پیاده‌ساز و مشاوران تحلیل فرایندهای سازمانی ، پیاده‌سازی و اجرا می‌شوند . در بسیاری از موارد سازمانها به دلیل اجبار در تبعیت از منطق حاکم بر این نرم‌افزارها ، مجبور به اصلاح و بازبینی مجدد فرایندهای خود هستند . این نرم‌افزارها بر خلاف نرم‌افزارهای قدیمی که در سازمانها و از طریق واحدهای مختلف سازمانی توسعه پیدا می‌کردند ، مجموعه‌ای یکپارچه هستند که دارای ماژولهای مختلف بوده و هر زمان که نیاز به اضافه کردن ماژول دیگری به آنها باشد ، این کار به راحتی صورت می‌پذیرد .

ERP را می‌توان به عنوان نرم‌افزار یکپارچه‌ای تعریف نمود که دارای اجزا و یا ماژولهایی برای برنامه‌ریزی ، تولید ، فروش ، بازاریابی ، توزیع ، حسابداری ، مدیریت منابع انسانی ، مدیریت پروژه ، مدیریت موجودی ، مدیریت خدمات و نگهداری و تعمیرات ، مدیریت حمل‌ونقل و بازرگانی الکترونیک است ؛ معماری و ساختار ERP بگونه‌ای است که یکپارچگی و جامعیت اطلاعات سطح سازمان را فراهم نموده و جریان روان اطلاعات بین بخشهای مختلف سازمان را فراهم می‌آورد .

انجمن کنترل تولید و موجودی آمریکا  ERP را به صورت زیر تعریف می‌نماید :

روشی برای برنامه‌ریزی و کنترل موثر تمامی منابع موردنیاز برای دریافت ، تولید ، ارسال و پاسخگویی به نیازهای مشتریان در شرکتهای تولیدی ، توزیعی و خدماتی .

تعاریف بسیار زیاد دیگری نیز برای ERP ارایه شده است از جمله : 

ERP یک بسته نرم‌افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعات و جریان اطلاعات بین تمامی بخشهای سازمان از جمله مالی ، حسابداری ، منابع انسانی ، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان می‌باشد . (Davenport,1998)

سیستمهای ERP ، سیستمهای اطلاعاتی قابل‌تغییروتنظیمی هستند که اطلاعات و فرایندهای مبتنی بر اطلاعات در سازمان را در درون واحدهای سازمانی و بین آنها یکپارچه می‌نمایند . (Kumar & Hilsgersberg,2000) 

ERP ، یک پایگاه داده ، یک برنامه کاربردی و یک واسط یکپارچه در تمامی سازمان است . (Tadjer,1998) 

ERP ، سیستمهایی مبتنی بر کامپیوتر هستند که برای پردازش تراکنشهای سازمان طراحی شده‌اند و هدف آنها تسهیل برنامه‌ریزی ، تولید و پاسخگویی به‌موقع به مشتریان در محیطی یکپارچه است . (O’Leary,2001)

ERP ، یک بسته نرم‌افزاری  استاندارد مشتمل بر چندین ماژول مرتبط و یکپارچه است که کلیه فرایندهای تجاری یک سازمان را اعم از تولید ، منابع انسانی ، مالی ، بازاریابی و فروش را پشتیبانی می‌نماید و منجر به یکپارچگی وظایف در سازمان می‌شود .

ERP ، یک راه‌حل سیستمی مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط یک سیستم به هم پیوسته ، به سرعت و با دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار می‌دهد تا به طور مناسب فرایند برنامه‌ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نمایند . 

ERP ، به مثابه ستون فقرات اطلاعاتی یک سازمان از لحاظ بانکهای اطلاعاتی و فرایندهای سازمانی محسوب شده و به منزله نرم‌افزاری برای پشتیبانی فرایندهای داخلی سازمان است .

آنچه در همه این تعاریف مهم است ، توجه و تمرکز بیشتر بر روی عبارت Enterprise در اختصار ERP است تا توجه به عبارات دیگر اختصار از جمله Planning و Resource . چرا که این سیستم فراتر از برنامه‌ریزی عمل کرده و با وجود تمرکز بر روی منابع سازمان ، عناصری فراتر از آن را نیز پوشش می‌دهد . از سوی دیگر ، آنچه که در این تعاریف بیش از همه نمود دارد ، یکپارچگی و استاندارد بودن سیستم ERP است و همین دو جنبه مهم از ERP آنرا از سایر سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه متمایز می‌سازد .

در گام آتی از تاریخچه ERP خواهیم گفت ...

سیر تکاملی نرم‌افزار ERP از یك سو به شدت متاثر از سیر تكاملی سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای کامپیوتری و از سوی دیگر متاثر از تحولات صورت گرفته در زمینه مدیریت سازمانها و محیط رقابتی حاكم بر آنهاست . ERP به منظور غلبه بر مشكلات سیستمهای عملیاتی موجود در سازمانها كه از اوایل دهه 1960 میلادی توسعه پیدا نموده بودند بوجود آمد . در این گام به روند توسعه و تكامل ERP می‌پردازیم :

دوره اول : قبل از سال 1960 میلادی

دراین مدت نرم‌افزارهایی به نام BOM Processors توسعه پیدا کرده بودند که هدف عمده آنها استخراج مواد لازم برای تولید تعدادی محصول بود . این نرم‌افزارها توجه چندانی به اندازه و حجم تولید و یا به تعبیری دیگر Lot Sizing نداشته و از سوی دیگر زمان تحویل این اقلام را مدنظر قرار نمی‌دادند . ضمنا این نرم‌افزارها ، موجودی خطوط مختلف تولید و انبارها را مدنظر قرار نمی‌دادند و به همین جهت با استفاده از آنها حجم موجودی در جریان افزایش پیدا می‌نمود .

دوره دوم : بین سالهای 1960 و 1970 میلادی

در اوایل این دهه  تمرکز نرم‌افزاری بیشتر بر روی سیستمهای کنترل موجودی بود . در این مدت همچنان بیشتر از مفاهیم سنتی کنترل موجودی برای توسعه نرم‌افزارهای مرتبط استفاده می‌شد . اما در اواخر این دهه مفهوم MRP یا برنامه‌ریزی مواد موردنیاز معرفی و نرم‌افزارMRPI   توسط IBM  شركت توسعه پیدا کرد . مهمترین مشکل این نرم‌افزار و نرم‌افزارهای مشابه ، اجرای آن بر روی Main Frame های گران قیمت مستقر در مراکز دانشگاهی ، نظامی و ... بود و همین امر فاصله زمانی بین دو برنامه‌ریزی را افزایش می‌داد . این سیستم بصورت برگشتی ، زمان تحویل اقلام موردنیاز برای ساخت یك محصول خاص را از زمان تحویل به مشتری تا زمانیكه موردنیاز برای مونتاژ شدن روی خطوط مونتاژ بود ، برنامه‌ریزی می‌كردند . سازمانها در اجرای MRPI مشكلات زیادی داشتند ؛ این مشكلات بیشتر مشكلاتی سیستمی و ناشی از كاربران بودند تا مشكلاتی تكنولوژیك . از طرف دیگر ، این سیستم ارتباط بین تولید و استراتژیهای رقابتی سازمان را چندان مدنظر قرار نمی‌داد ؛ ضمنا ظرفیتهای تولیدی سازمان چندان در این سیستم لحاظ نمی‌شدند .

دوره سوم : بین سالهای 1970 و 1980 میلادی

تمرکز بر MRPI  با توجه به برنامه كلان تولید یا  MPSو توسعه MRP حلقه بسته . در این سیستمها امکان بروز نارسایی در زنجیره تولید به حداقل رسید اما همچنان این سیستمها فقط برنامه‌ریزی تولید را انجام داده و حمایت چندانی از سایر منابع تولید نداشتند .

دوره چهارم : بین سالهای 1980 و 1990 میلادی

گسترش MRPI به کف کارگاه و توسعه MRPII که برنامه‌ریزی بخش زیادی از منابع تولیدی را انجام می‌داد . در اوایل همین دهه سیستمهای DRP یا سیستمهای برنامه‌ریزی توزیع که مستقل از MRPII عمل می‌کردند وارد این سیستم شده و عملا مشکل عدم ارتباط این دو سیستم با یکدیگر مرتفع گردید .

دوره پنجم : بین سالهای 1990 و 2000 میلادی و پس از آن

گسترش MRPII  به سایر حوزه‌ها و اضافه نمودن سیستمهای پشتیبان تصمیم به MRPII توسعه‌یافته که در تمام عرصه‌های تولیدی ، خدماتی ، تجاری ، توزیع و ... کارایی داشت و ظهور ERP . مشکل عمده سیستمهای MRPII و توسعه یافته‌های آن این بود که تنها سیستم تولیدی ساخت به منظور انبار یا MTS را پشتیبانی می‌نمود و سایر سیستمهای تولیدی را چندان پوشش نمی‌داد ؛ اما با ظهور ERP در حوزه تولید ، تمامی سیستمهای تولیدی تحت پوشش قرار گرفتند . بخشها ، فرایندها و وظایف مختلفی از جمله كنترل كیفیت ، نگهداری و تعمیرات ، امور حسابداری ، مالی و ... به سیستمهای تولیدی متصل شده و ERP به عنوان حد فاصل سیستمهای SCM و CRM مطرح گردید . این سیستم بیش از آنكه عنوان جدیدی برای MRPII باشد ، به عنوان سطح بعدی در سطوح تكاملی سیستمهای كامپیوتری طراحی شده برای پشتیبانی از عملیات سازمان مطرح است .

در سال 1995 ، پدیده اینترنت واردERP   شد و در سالهای 1998 تا 2000 ، EDI   و ERP با یکدیگر پیوند خوردند ؛ در سال 2000 اینترنت به عنوان جزیی تفکیک ناپذیر از ERP محسوب و سیستمهای ERP تحت وب توسعه یافتند که فناوری چند لایه‌ای در معماری سیستم اطلاعاتی را پشتیبانی می‌کنند . امروزه هم سیستمهای جدیدی با عنوان ERP II در حال توسعه هستند که اساس آنها وب بوده و تمرکز بسیار زیادی بر حمایت از ماژول SCM دارند و عملا در تعریف امروز ERP ، آنرا کاملا مرتبط و جدایی‌ناپذیر از SCM تعریف می‌نمایند . قابل ذکر است که در سال 1998 بیش از بیست‌هزار سازمان در سراسر جهان مبلغی افزون بر هفده‌میلیارد دلار در زمینهERP   سرمایه‌گذاری نموده‌اند که این رقم در سالهای بعد بین سی تا پنجاه درصد رشد داشته و در سال 2003 به رقمی نزدیک به صدمیلیارد دلار رسیده است .

هزینه نگهداری و بروزرسانی سیستمهای پیاده‌سازی شده در سال 2000 به رقمی حدود بیست‌ودو میلیارد دلار بالغ شده که نرخ رشدی برابر سیزده‌ویكدهم درصد نسبت به سال 1999 داشته است (Broatch,2001) . علاوه بر این ، طبق بررسیهای صورت گرفته ، در حال حاضر بیش از هفتاد درصد از هزار شرکت طراز اول جهان از دید مجله Fortune ، سیستمهای ERP را با موفقیت پیاده نموده و یا در حال پیاده‌سازی آن هستند . (Kraft,2001)

در گام آتی از مزایای پیاده‌سازی ERP خواهیم گفت ...

پیاده‌سازی سیستم ERP مزایای بی‌شماری را برای سازمانها به ارمغان می‌آورد اما باید توجه داشت که این مزایا و بهبود فرایندهای تجاری سازمان به راحتی قابل دست‌یابی نیستند . پیاده‌سازی موفق یک سیستم ERP بستگی بسیار زیادی به انتخاب سیستم مناسب ، تامین‌کننده مناسب ، نحوه بومی‌سازی نرم‌افزار در سازمان با توجه به استراتژی ، فرهنگ و ساختار سازمان ، تعهد و حمایت مدیریت سازمان از پیاده‌سازی نرم‌افزار ، شایستگی مشاوران در پیاده‌سازی نرم‌افزار ، كنترل پروژه مناسب در طول فرایند پیاده‌سازی و اتمام پروژه در زمان مشخص و بودجه پیش‌بینی شده و مواردی ازین دست دارد .

از این عوامل كه بگذریم ، پیاده‌سازی ERP در سازمان مزایای بسیار زیادی را به همراه خواهد داشت كه بصورت خلاصه می توان به موارد ذیل اشاره نمود :

Ø       ایجاد یكپارچگی سازمانی از بعد اطلاعاتی و افزایش سازگاری در اطلاعات موجود در سازمان.

Ø       استانداردسازی فرایندهای سازمانی بر اساس بهترین تجربیاتی كه شركتهای عرضه‌كننده نرم‌افزار از سازمانهای مختلف به دست آورده‌اند .

Ø       مهندسی مجدد فرایندهای سازمانی و کاهش زمان انجام آنها .

Ø       تبدیل فرایندهای سازمانی از حالت ضمنی به حالت صریح به علت مهندسی مجددی که در فرایندهای سازمان صورت می‌پذیرد .

Ø       امكان نصب و راه‌اندازی سریعتر سیستمهای مرتبط با ERP در سازمان از جمله ماژولهای مختلف این نرم‌افزار و یا سایر نرم‌افزارهای كاربردی كه از طرف عرضه كنندگان ERP ارایه نشده و مخصوص آن سازمان هستند .

Ø       امکان و یا تسهیل توسعه سیستمها و تکنولوژیهای جدید از جمله JIT ،ABC و ... .

Ø       امکان ایجاد همکاریهای تجاری ، سرمایه‌گذاریهای مشترک ، ادغام برای سازمانها با هزینه کمتر و بازدهی بیشتر و نتیجه بهتر .

Ø       تغییر تمرکز از برنامه‌نویسی كامپیوتری در سازمان به بهبود فرایندها .

Ø       فراهم شدن زیر ساخت لازم به منظور پرداختن به  SCM  و CRM ، دو مبحثی كه در حال حاضر تبدیل به دو جزء جدایی ناپذیر ERP2 شده‌اند .

Ø       توسعه زیر ساخت لازم به منظور وارد شدن به E-Business .

لازم است اشاره شود که از ERP به عنوان کاتالیزور و یا Enabler و یا تسهیل‌كننده در BPR و یا مهندسی مجدد فرایندهای سازمانی نام برده شده است . اما در مورد اینکه ERP و  BPR کدام یک مقدم بر دیگری هستند ، بحثهای زیادی مطرح است و مقالات مختلفی درباره آن وجود دارد . برخی ERP و BPR را دو فرایند لازم و ملزوم یکدیگر دانسته‌اند و بسیار تاكید بر اجرای كامل BPR همزمان با پیاده‌سازی ERP و یا قبل از آن دارند ، در حالیكه برخی دیگر بسیار تاكید بر عدم اجرای BPR سنگین در فرایندهای سازمان به منظور افزایش احتمال موفقیت پروژه پیاده‌سازی ERP در سازمان دارند . تاكید گروه دوم بیشتر بر افزایش دقت در انتخاب ERP مناسب برای سازمان كه دارای بیشترین انطباق با فرایندهای سازمانی است می‌باشد .

اما به هر حال باید اشاره نمود كه در برخی موارد نرم‌افزار ERP خریداری شده و منطبق با آن BPR صورت می گیرد که به آن Package Enabled BPR می‌گویند و در نوع دیگر BPR استاندارد اعمال و پس از آن ERP منطبق بر BPR استاندارد اعمال شده انتخاب می‌شود ؛ هركدام از این روشها مزایا و معایب خاص خود را دارا می‌باشند .