ISO 9001:2000 ، سیستم مدیریت كیفیت – الزامات

4-2-4- كنترل سوابق كیفیت

سوابق باید ایجاد و نگهداری شده تا شواهد انطباق با الزامات و نیز بكارگیری مؤثر سیستم مدیریت كیفیت فراهم گردد . سوابق كیفیت باید خوانا ، به سادگی قابل شناسایی و بازیابی باشند .

یك روش اجرایی مدون برای تعریف كنترل‌های لازم برای شناسایی ، انبارش ، حفاظت ، بازیابی ، مدت نگهداری تعیین تكلیف سوابق ایجاد گردد .

ISO 9004: 2000

4-2- مستندات

مدیریت بایستی مستندات و از جمله سوابق مرتبط مورد نیاز برای ایجاد، بكارگیری و برقرار نگهداشتن سیستم مدیریت كیفیت و همچنین برای پشتیبانی از اجرای اثربخش و كارای فرآیندهای سازمان را مشخص كند.

ماهیت و گستره مستندات بایستی الزامات مربوط به قراردادها، قوانین و مقررات و همچنین نیازها و انتظارات مشتریان و سایر طرف‌های ذینفع را برآورده نموده و متناسب با سازمان باشد. مستندات می‌تواند به هر شكل یا نوع از هر رسانه متناسب با نیازهای سازمان باشد.

به منظور فراهم نمودن مستنداتی كه بتوانند نیازها و انتظارات طرف‌های ذینفع را برآورده سازد مدیریت بایستی موارد زیر را مورد توجه قرار دهد:

- الزامات قراردادی از جانب مشتری و سایر طرف‌های ذینفع

- پذیرش استانداردهای بین‌المللی، ملی، منطقه‌ای و بخش‌های صنعتی

- الزامات مربوط با قوانین و مقررات ذیربط

- تصمیمات اتخاذ شده توسط سازمان

- منابع اطلاعاتی برون سازمانی مرتبط با ارتقای شایستگی سازمانی

- اطلاعات مربوط به نیازها و انتظارات طرف‌های ذینفع

ایجاد، استفاده و كنترل مستندات بایستی با توجه به اثربخشی و كارایی سازمان برطبق معیارهایی از قبیل موارد زیر مورد ارزیابی قرار گیرد:

- قابلیت كاركرد (از قبیل سرعت پردازش)

- سهولت بكارگیری توسط كاربر

- منابع مورد نیاز

- خط‌مشی‌ها و اهداف

- الزامات جاری و آتی مرتبط با مدیریت دانایی

- ترازیابی و الگوبرداری سیستم‌ها و مستندات

- فصل‌مشترك‌های مورد استفاده توسط مشتریان، تأمین كنندگان و سایر طرف‌های ذینفع سازمان.

سازمان بایستی از دسترسی افراد داخل سازمان و سایر طرف‌های ذینفع به مستندات برمبنای خط‌مشی انتقال اطلاعات سازمان اطمینان حاصل نماید.

ISO 9004: 2000

2- مراجع الزامی

استاندارد زیر شامل مقرراتی است كه از طریق ارجاع به آنها در متن استاندارد حاضر جزئی از این استاندارد به شمار می‌آیند. درصورتی‌كه با مدركی با ذكر تاریخ انتشار ارجاع داده شده باشد، اصلاحات یا تجدید نظرهای بعدی آن شامل این استاندارد نمی‌شود. به هر حال به طرف‌های موافقت‌نامه‌هایی كه براساس این استاندارد تنظیم شده باشند توصیه می‌شود امكان كاربرد چاپ‌های جدید این مدرك را بررسی كنند. در مورد مداركی كه بدون ذكر تاریخ انتشار به آنها ارجاع شده است، همواره آخرین چاپ از هر مدرك ارجاع شده معتبر است. آخرین اطلاعات لازم را می‌توان از مؤسسه استاندارد و تحقیقات صنعتی ایران به دست آورد.

استفاده از مرجع زیر برای كاربرد این استاندارد الزامی است:

استاندارد ایران – ایزو 9000: سال 1380 سیستم‌های مدیریت كیفیت – مبانی و واژگان